Lidtracker.ru

Лид Трэкер
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Сортировка в Excel

Сортировка в Excel

Сортировка данных в Excel весьма полезный инструмент, улучшающий восприятие представленной информации. Прежде, чем перейти к разбору интерфейса, разберем порядок сортировки приложения:

  • Первыми идут цифры от меньшего к большему;
  • Затем идут специальные символы ($, %, * и т.д.);
  • За ними следуют знаки препинания;
  • Далее начинаются алфавиты, сначала английский, затем русский. Также не учитывается регистр, т.е. заглавные и прописные буквы равны друг другу (А=а).

Для того чтобы выполнить упорядочивание, пройдите на вкладку «Данные» и выберите раздел «Сортировка и фильтр». Для сортировки предназначено 3 значка:

Сортировка по возрастанию (от А до Я), по убыванию (от Я до А) и значок сортировки для задания условий по нескольким столбцам одновременно.

Рассмотрим все пункты подробнее.

Для того чтобы в эксель отсортировать диапазон ячеек, предварительно выделите его, затем кликните по необходимому значку. Учтите, что самая верхняя ячейка в выделенном диапазоне будет воспринята как шапка таблицы, т.е. отсортирована не будет и останется на прежнем месте. Также, если рядом с выделенным диапазоном имеются другие заполненные ячейки, то программой будет выведено следующее окно:

Диапазон сортировки Excel

Если Вами будет выбран первый вариант, то строки таблицы сохранят свою целостность. Если второй, то данные вне диапазона сортировки останутся нетронутыми. На рисунках приведены результаты до и после сортировки для двух вариантов.

Исходная таблица

Установка порядка первого столбца таблицы при выборе первого варианта:

сортировка с расширением диапазона

Как видно строки сохранили свою целостность, и имена по-прежнему соответствуют своим фамилиям.

Те же самые действия, но при выборе второго варианта:

сортировка в пределах выделения

Сортировка также произведена по первому столбцу, за исключением того, что второй столбец не сместился относительно отсортированных ячеек.

Выбирайте сразу необходимый диапазон для сортировки, чтобы Excel не предлагал Вам автоматически его расширить. Столбец, с которого Вы начнете выделение диапазона, будет являться столбцом для условий сортировки.

Если возникла необходимость задать порядок по нескольким столбцам, то в этом поможет значок «Сортировка», который уже упоминался. Выделите диапазон, который необходимо упорядочить. В данном случае неважно, с какого столбца он начнет выделяться, т.к. условия и столбцы будут задаваться вручную. Для примера будем использовать следующую таблицу:

Таблица для сортировки - исходная

Мы специально будем использовать такие данные, чтобы наглядно отобразить, как Excel осуществляет сортировку.

Выделите диапазон нашей таблицы и кликните по значку «Сорировка». Появится следующее окно:

Окно сортировка

Изначально первый уровень сортировки уже добавлен. В выпадающем списке выберите нужный столбец. В качестве его названия служит верхняя («шапка»).

В следующем выпадающем списке можно выбрать, по каким параметрам сортировать диапазон. Например, если Вы использовали заливку для ячеек или меняли цвет шрифта, то возможно задать порядок по данным параметрам.

Следующий выпадающий список задает порядок: по возрастанию, по убыванию и т.п.

Для добавления второго и последующих столбцов для сортировки воспользуйтесь кнопкой «Добавить уровень» и задайте для него параметры.

Для нашего примера используем трехуровневую сортировку. Для первого уровня зададим сортировку по «Столбец1», порядок «От Я до А». Для второго уровня зададим сортировку по «Столбец2», порядок «По возрастанию». Для третьего уровня по «Столбец3», порядок «По убыванию». Параметры для сортировки везде «значения».

Рассмотрим получившийся результат:

Результат сортировки

Сначала сортировка прошла по первому столбцу (первый уровень), выделив данные в определенные поддиапазоны (в красной рамке). Далее происходит сортировка второго уровня, но данные сортируются только в пределах определенных первым уровнем поддиапазонов. Отсортировав второй уровень, вновь определяются поддиапазоны (в синей рамке). Затем сортировка происходит по третьему уровню по такому же алгоритму.

Таким образом, можно задавать сортировку в Excel по значительному количеству столбцов.

Также в окне сортировки можно задавать различные параметры:

  • Поставив флажок на поле «Мои данные содержать заголовки», программа учтет, что верхние ячейки диапазонов упорядочивать не нужно;
  • Нажав кнопку «Параметры» Вы получите окно, в котором можно задать:
  1. Возможность учета регистра (заглавные символы имеют больший порядковый номер по сравнению с прописными);
  2. Выбрать сортировку по строкам или по столбцам.

Параметры сортировки

Как видите, пользоваться сортировкой в Excel совсем не трудно, но это важный инструмент, который часто требуется при работе с данными.

Как сортировать таблицу в Excel, если в ней есть ссылки на ячейки?

У меня есть таблица данных в excel на листе 1, которая ссылается на различные ячейки во многих других листах. Когда я пытаюсь сортировать или фильтровать лист, ссылки меняются при перемещении ячейки. Однако я не хочу вручную входить в каждую ячейку и вставлять знаки $ везде, потому что некоторые ссылки непрерывны, и я могу захотеть автоматически заполнить позже.

например, один из моих столбцов данных использует лист 2, столбец B 23:28, лист 2, столбец C 1:15 и некоторые другие. Этот раздел столбца, который использует столбец B листа 2, находится в одном месте перед сортировкой, как и каждый из других разделов. Если я вставлю знаки$, я больше не смогу вставлять пустые строки и использовать автозаполнение для новых данных.

В общем, я хотел бы, чтобы мои ссылки на ячейки были статическими без использования знаков$, но только для сортировки/фильтрации. Мой текущий обходной путь включает копирование значений таблицы, вставку в пустой лист и сортировку. Я надеюсь, что лучший способ сделать это.

21 ответов

Я уверен, что это можно решить с помощью

для меня это работало как ниже —

У меня были ссылки на имя листа в Формуле для того же листа. Когда я удалил текущее имя листа из формулы и отсортировал его, он работал правильно.

даже с абсолютными ссылками сортировка не обрабатывает ссылки правильно. Относительные ссылки делаются, чтобы указать на то же относительное смещение от нового местоположения строки (что, очевидно, неправильно, потому что другие строки не находятся в том же относительном положении), а абсолютные ссылки не изменяются (потому что сортировка опускает шаг перевода абсолютных ссылок после каждой перестановки строки). Единственный способ сделать это-вручную переместить строки (преобразовав ссылки в Абсолют) один за другим. Затем Excel выполняет необходимый перевод ссылок. Сортировка Excel недостаточна, поскольку она этого не делает.

У вас есть пара вариантов:

(1) нет никакого способа обойти ссылки на ячейки, перепутанные при сортировке, когда не используются статические ссылки. Самый простой способ справиться с этим-просто скопировать и вставить как значения перед сортировкой, которая может быть автоматизирована с помощью простого макроса VBA.

(2) вы также можете попробовать использовать именованные диапазоны, если вы используете несколько общих диапазонов в своих формулах. Вы можете определить ‘Лист2!В23:28’ а ‘Range1 и ссылка ‘Range1’ в ваших формулах. В этом случае сортировка, очевидно, не повлияет на указанный диапазон, поскольку он определен в другом месте.

У меня были проблемы с этим сам и нашел лучшее и простое решение.

  1. скопируйте данные, которые вы хотите сделать в таблицу, а затем сортировать.
  2. вставить где-то еще в вашей электронной таблице
  3. значения будут меняться из-за ваших ссылок на ячейки, но мы не хотим этого, поэтому нажмите всплывающее окно, чтобы сделать «вставить специальный» и выберите Вставить только «значения».
  4. превратите свои новые данные в таблицу и отсортируйте свою жизнь прочь.

надеюсь, вы найдете, что это работает. С уважением.

мы также Боремся с той же проблемой.

в качестве обходного пути мы используем макрос, чтобы скрыть таблицу для списка, отсортировать список, а затем скрыть список обратно в таблицу.

здесь, пожалуйста, найдите образец макроса

У меня была такая же проблема; у меня был мастер-лист, который был резюме информации о других листах в моей книге.

Читать еще:  Онлайн редактор фото Аватан (Avatan) - основные особенности

Если вы просто хотите фильтровать / сортировать на листе, где хранятся ваши данные, а затем вернуть его в исходное состояние (независимо от того, что вы фильтруете/сортируете), просто сделайте свой первый столбец номером строки.

после первоначального фильтра / сортировки вы можете просто прибегнуть к «номеру строки», чтобы вернуть все в нормальное состояние. Примечание: это работает только если вы всегда добавить новых строк в конец списка в определенной последовательности.

лучший способ сохранить свои справочные данные на одной стороне листа и все формулы на другую сторону листа. затем оставьте пустой столбец между ними (спрячьте его, если хотите), и тогда вы будете сортировать только ссылочные данные, сохраняя ссылки на Формулы, указывающие всегда на одно и то же место. Недостатком является Excel будет повторять каждый раз, когда вы сортируете.

очень простой способ-сохранить проблемные столбцы из отфильтрованных данных, но добавить столбец в отфильтрованный раздел со ссылками на ячейки (просто «=»ячейка»»).

таким образом, формулы проблемы останутся нетронутыми, но отфильтрованные данные будут ссылаться на них правильно, чтобы вы могли использовать эти ячейки для сортировки соответственно

попробуйте этот метод:

  1. вставьте столбец слева от ячеек для сортировки.
  2. предположим, что cols B: G должны быть отсортированы на основе B
  3. копировать col B
  4. вставить значения в col a
  5. выделить cols B: G
  6. заменить = знаки на # signs
  7. сортировка cols A:G на основе a
  8. выделить cols B: G
  9. заменить # signs на = signs
  10. удалить col А.
  11. вуаля!

Мне нужно было сортировать ячейки со ссылками и действительно нужно было избегать вставки значений для работы.. «Поворотный стол» сделал свое дело.

  1. подготовьте таблицы со ссылками.
  2. выберите таблицу (со ссылками) и вставьте сводную таблицу
  3. в сводной таблице выберите необходимые фильтры, чтобы сводная таблица выглядела как исходная таблица (при необходимости).
  4. сортировка / фильтрация данных по мере необходимости.

просто убедитесь щелкните правой кнопкой мыши на сводной таблице и нажмите «Обновить» каждый раз, когда вы изменяете некоторые общие данные (используемые в ваших таблицах).

надеюсь, это поможет. Андрей!—1—>

Не уверен, что это удовлетворит всех, но я нашел простой обходной путь, который исправил проблему для меня. Переместите все ссылочные ячейки / формулы на другой лист, чтобы не ссылаться ни на какие ячейки на листе с сортируемой таблицей. Если вы сделаете это, вы сможете разобраться!

Это один хороший ответ чтобы понять, как сортировка работает от другого пользователя и я добавлю свои заметки, чтобы знать, как это не полностью правильно, а что правильно:

влияние на формулу после сортировки такое же, как копирование. Сортировка не перемещает содержимое строк, она копирует их. Формула может (или не может в зависимости от abs/относительных ссылок) использовать новые данные, как и скопированная формула.

Я имею в виду, что если формулу можно скопировать от 1 строки к другой, и эффекты не меняются, сортировка не повлияет на результаты формулы. Если Формулы настолько сложны и зависят от положения, что их копирование изменяет относительное содержимое, не сортируйте их.

и мое примечание, которое я испытал на практике:

вышеуказанный пользователь говорит правильно, но на самом деле он имеет некоторое исключение: части формулы столбцов, содержащие имя листа (например, sheet1!А1) рассматриваются как абсолютные ссылки (несмотря на копирование это изменяет ссылки, если они относительны ) таким образом, часть формулы будет скопирована без изменения ссылок относительно изменения места формулы Это включает в себя текущие ячейки листа, адресованные полностью как: sheet1!A2 и будет рассматриваться как абсолютные ссылки(только для сортировки) Я протестировал это из excel 2010, и я не думаю, что эта проблема будет решена в других версиях. Решение состоит в том, чтобы скопировать и пропустить специальное значение в другом месте, а затем использовать сортировку.

ответ для меня состоял в том, чтобы разделить данные на две сетки с пустым столбцом между ними. Сетка слева-это данные, которые вы хотите сортировать, сетка справа содержит формулу, которую вы хотите рассчитать. При сортировке формула просто работает с данными в строках в левой сетке и не смешивает ссылки на строки сортировкой.

самый простой способ-использовать функцию OFFSET. Таким образом, для исходного примера формула будет: = смещение (c2, 0, -1)*1,33 =»используя текущую ячейку (c2) в качестве опорной точки, получите содержимое ячейки в той же строке, но один столбец слева (b2) и умножьте его на 1,33″

Я использовал «сохранить как», чтобы скопировать лист в новый файл в текстовом формате msdos. Это удаляет формулы, заменяя содержимое ячейки только вычисленными значениями. Затем откройте новый файл с разделителями табуляции и отсортируйте после определения столбцов. Мне нужно было отсортировать вычисленные значения по связанной текстовой строке (destination) для журнала пробега, чтобы я мог суммировать пробег для каждого назначения.

дата начала окончания расстояния назначения

, где в строке 2 и начало последовательных строк было концом предыдущей строки, а расстояние заканчивалось минус начало.

создайте две вкладки, одну с формулами, а затем вторую, где вы вставляете ссылку на всю таблицу. вторая вкладка не должна иметь проблем при сортировке!

другое решение -: (1) скопируйте всю таблицу —вставить как ссылку в той же таблице, отныне работайте только над «связанной таблицей» (2) скопируйте столбец со значениями для сортировки и вставьте значения как раз рядом со столом для сортировки (3) Выберите таблицу и замените all =, например #, это изменит ссылку в статическом тексте (4) сортировка таблицы по вставленным значениям (5) Замените все # на=, ссылки возвращаются Готово! Он идет довольно быстро при использовании ярлыков excel

Я надеялся найти здесь почему, но я думаю, что ответ проще, чем мы его делаем.

ячейки должны сортироваться независимо от того, на какую страницу они ссылаются в вашей книге. Причиной проблемы для нас были любые ссылки на имя страницы на текущей странице.

EX: я нахожусь в книге сегодня, и я ссылаюсь на данные для торгового представителя на другой странице.

Если мои критерии (имя представителя) сегодня!C1 (или $C1, $c$1), и я пытаюсь сортировка, лист не распознает действие. Но если вы удалите имя, ссылающееся на страницу, на которой вы находитесь (избыточная ссылка действительно), эта проблема должна прекратиться.

Итак, SUMIFS («продажи»!С1, «Продажи»!А1, Сегодня!C1) теперь будет SUMIFS («продажи»!С1, «Продажи»!A1, C1)

Если кто-то может просветить, почему это работает именно так, это было бы замечательно.

поместите знак доллара перед строкой и / или столбцом ячейки, которую вы хотите сохранить постоянной.

исправлено для меня!

простое решение-скопируйте из excel и вставьте в Google листы. Он копирует все ваши ссылочные ячейки как абсолютные ячейки, чтобы вы могли начать с нуля. Затем отсортируйте и загрузите обратно как сетку excel и переформатируйте ее для своих нужд.

Как правильно сортировать и фильтровать ячейки таблиц Excel 2010?

Рис. 2.47. Группа Редактирование

Кнопка Сортировка и фильтр позволит выстроить данные в нужном вам порядке, например по алфавиту (рис. 2.48).

Рис. 2.48. Исходная таблица (а) и отсортированные данные (б)

Рис. 2.48. Исходная таблица (а) и отсортированные данные (б)

Выделили нужные ячейки, нажали кнопку — данные волшебным образом отсортировались. Если вы откроете список кнопки Сортировка и фильтр, то обнаружите там возможность настройки сортировки и включения фильтра. Если вы включите фильтр для выделенной вами области (я включила его для первого столбца таблицы, показанной на рис. 2.48), то увидите в заголовке столбца стрелочку. Щелкните на ней, чтобы открыть список (рис. 2.49).

Читать еще:  Где и как скачать драйвер для сканера Canon Lide 25

Рис. 2.49. Список сортировки

Рис. 2.49. Список сортировки

Вы можете задать условие, и в выделенной области будут показываться только данные, которые удовлетворяют выбранному условию. Например, вы можете сделать так, чтобы показывались только ячейки, которые содержат или не содержат определенный текст, ячейки, числовое значение которых больше (меньше, равно) определенного значения. На рис. 2.50 приведена таблица, в которой я включила фильтр. Я попросила показывать мне во втором столбце только ячейки, в которых числовое значение меньше 500. Сразу видно, кто не сдал деньги в родительский комитет!

Рис. 2.50. Отфильтрованные данные

Рис. 2.50. Отфильтрованные данные

Значок в заголовке столбца подскажет вам, что включен фильтр, то есть на экране показаны не все данные таблицы. Если вы щелкнете на этом значке, сможете снять фильтр. Кнопка Заполнить группы Редактирование ленты позволит вам продублировать содержимое ячейки на любой диапазон.

Как это сделать?

    Выделяете ячейку, содержимым которой хотите заполнить другие ячейки, вместе с диапазоном, на который вы хотите распространить ее содержимое. Например, я выделила ячейку А1 и диапазон, на который я хочу ее распространить (рис. 2.51).

Рис. 2.51. Выделяем диапазон

Рис. 2.51. Выделяем диапазон

Рис. 2.52. Результат заполнения

Рис. 2.52. Результат заполнения

Если вы на этапе 1 выделите не одну, а несколько ячеек, то с помощью кнопки Заполнить сможете распространить весь «рисунок», как написано во всплывающей подсказке. Я попробую объяснить на примере.

На рис. 2.53 вы видите, как выделенный диапазон (столбец D) заполнен Влево.

Рис. 2.53. Выделенный столбец D продублирован влево

Рис. 2.53. Выделенный столбец D продублирован влево

Влево вы должны выбрать из списка кнопки Заполнение (рис. 2.54).

Рис. 2.54. Список кнопки Заполнение

Рис. 2.54. Список кнопки Заполнение

В этом же списке есть замечательная строка Прогрессия. При ее выборе открывается одноименное окно (рис. 2.55).

Рис. 2.55. Окно Прогрессия

Рис. 2.55. Окно Прогрессия

С его помощью можно задать правило, по которому будут заполняться данные в выделенных ячейках. Тогда содержимое исходной ячейки будет не просто копироваться, а распространяться по заданному вами закону (рис. 2.56).

Рис. 2.56. Прогрессия

Рис. 2.56. Прогрессия

Арифметическая прогрессия — это когда последующее число получаете из предыдущего, если вы прибавите к нему определенное число. Это число — шаг прогрессии.
Геометрическая прогрессия — это когда последующее число вы получается из предыдущего, умножая его на определенное число (шаг прогрессии).

Первый столбец на рис. 2.56 заполнен арифметической прогрессией с шагом 1. Второй столбец — геометрической прогрессией с шагом 2. Третий столбец заполнен со следующими установками, которые нужно ввести в окне Прогрессия, показанном на рис. 2.55: тип — даты, единицы — месяц, шаг — 1. И хоть единицы заполнения — месяцы, столбец заполнен в днях. То есть к предыдущему значению столбца прибавляется количество дней в месяце. (Только почему-то каждый месяц по версии Exсel содержит 31 день.) Об автозаполнении я вам уже рассказывала. Как видите, это всего лишь частный случай Прогрессии.

Расширенный фильтр в Excel

Расширенный фильтр ExcelРасширенный фильтр потому так и называется, что обладает расширенными и действительно безграничными и уникальными по сравнению с автофильтром возможностями. Продолжая знакомство с инструментами MS Excel для работы с таблицами баз данных, в этой статье.

. мы подробно рассмотрим работу расширенного фильтра. Как и автофильтр, расширенный фильтр в Excel предназначен для скрытия части информации от взора пользователя с целью облегчения восприятия оставшейся части или для вывода на печать только выбранных записей базы данных.

Расширенным фильтром можно отфильтровать в таблице всё, что угодно. Пределом возможностей этого инструмента является только фантазия пользователя!

Вы читаете четвертый пост в цикле статей о создании баз данных в MS Excel и организации обработки информации.

Фильтр №2 – расширенный фильтр!

Для начала работы необходимо создать над базой данных еще одну таблицу, в которой будем указывать данные, являющиеся критериями отбора расширенного фильтра. (Иногда удобнее такую таблицу разместить на новом листе.)

Помните, при создании примера базы данных, сверху над таблицей мы оставили несколько пустых строк, сказав, что они понадобятся позже при анализе данных? Это время наступило.

1. Открываем в MS Excel файл database.xls.

2. Создавая таблицу критериев отбора расширенного фильтра, рекомендую вначале действовать шаблонно, не задумываясь о задачах, которые предстоит решать. Копируем все заголовки столбцов-полей из ячеек A7…F7 в ячейки A1…F1 – заготовка для таблицы критериев готова! Можно приступать к основной работе.

Для стабильной и безошибочной работы фильтра между таблицей критериев отбора и таблицей базы данных обязательно должна быть хотя бы одна пустая строка!

База данных-расширенный фильтр в Excel-01-13s

Продолжим изучать расширенный фильтр в Excel, решая практические задачи на примере работы с базой данных БД2 «Выпуск металлоконструкций участком №2».

Задача №5:

Показать информацию о выпуске балок по всем заказам за весь период.

1. Записываем параметр фильтрации – слово «балка» в столбце «Изделие» верхней таблицы критериев отбора.

2. Активируем («встаем мышью») любую ячейку внутри таблицы базы данных – это обеспечит автоматическое заполнение окошка «Исходный диапазон» в выпадающем диалоговом окне «Расширенный фильтр».

3. Включаем расширенный фильтр в Excel 2003 через главное меню программы. Выбираем: «Данные» — «Фильтр» — «Расширенный фильтр».

4. В выпавшем окне «Расширенный фильтр» заполняем окна так, как показано на снимке экрана, расположенном ниже этого текста.

Расширенный фильтр позволяет фильтровать список на месте, но может и скопировать результат фильтрации в другое, указанное пользователем место.

Окно Excel "Расширенный фильтр"-13s

5. Результат работы расширенного фильтра – на следующем снимке экрана. Расширенный фильтр показал все записи базы данных, которые содержат слово «балка» в столбце «Изделие» — задача выполнена.

Регистр букв не влияет на результаты фильтрации!

База данных-расширенный фильтр в Excel-02-13s

Правила совместной «работы» нескольких условий отбора

Расширенный фильтр в Excel позволяет выполнить отбор по различным весьма сложным сочетаниям условий фильтрации. Можно задать несколько разных условий для нескольких столбцов, можно задать несколько условий для одного столбца или задать параметры отбора формулой – вариантов очень много!

Но главных правил — всего два! Все остальные случаи — различные сочетания этих двух правил.

1. Условия отбора, размещенные на одной строке в одном или нескольких разных столбцах таблицы критериев, предписывают расширенному фильтру показывать строки, для которых выполняются одновременно все без исключения эти условия. (Параметры отбора соединены логическими операторами «И».)

2. Условия отбора, размещенные на разных строках в одном или нескольких столбцах таблицы критериев, предписывают расширенному фильтру показывать все строки, для которых выполняется хотя бы одно из этих условий. (Параметры отбора соединены логическими операторами «ИЛИ».)

Проиллюстрируем примерами действие вышеуказанных правил, и покажем, как работает расширенный фильтр в Excel при решении сложных задач.

Так как последовательность действий пользователя при включении расширенного фильтра мы детально рассмотрели в предыдущем примере, то далее будут показаны только условия отбора и конечные результаты фильтрации.

Задача №6:

Отфильтровать информацию о пластинах массой менее 0,1 тонны по всей базе.

База данных-расширенный фильтр в Excel-03-13s

В результате работы расширенного фильтра показаны все пластины базы данных, имеющие массу менее 0,1 тонны (иллюстрация правила №1).

Задача №7:

Вывести информацию обо всех имеющихся в базе пластинах, а так же о прочих любых изделиях массой более 1 тонны.

База данных-расширенный фильтр в Excel-04-13s

Задача решена – показаны записи обо всех пластинах базы данных и обо всех изделиях тяжелее 1 тонны (иллюстрация правила №2).

Для отмены действия расширенного фильтра необходимо выполнить команду главного меню программы Excel «Данные» — «Фильтр» — «Отобразить все».

Обращаю внимание на необходимость внимательного контроля корректности указания исходного диапазона базы данных и диапазона таблицы условий в выпадающем диалоговом окне «Расширенный фильтр»!

Читать еще:  Aomei Backupper что это за программа — инструкция как пользоваться

В частности, в последнем примере необходимо указать: «Диапазон условий: $A$1:$F$3»!

Если в диапазоне условий или в вашей базе окажутся полностью пустые строки, то расширенный фильтр работать не будет!

Итоги.

При вводе условий поиска можно использовать общепринятые знаки подстановки и математические знаки:

  • * — любое количество любых символов
  • ? – один любой символ
  • = — равно
  • < — меньше
  • > — больше
  • <= — меньше или равно
  • >= — больше или равно
  • <> — не равно

Расширенный фильтр в Excel гибок и информативен при использовании. Критерии отбора всегда перед глазами пользователя в виде таблицы критериев отбора, что, несомненно, очень удобно.

Если записей очень много, а в реальных базах данных уникальных записей тысячи, то отфильтровывать нужные становится проблематично с помощью автофильтра, так как в выпадающем списке приходится пользоваться прокруткой. Расширенный фильтр лишен этого недостатка.

«Поковыряйтесь» самостоятельно в возможностях этого инструмента — он стоит того, чтобы в нем разобраться! Возросшая эффективность вашей работы многократно перекроет затраты времени потраченного на изучение!

Продолжение темы хранения и управления большими объемами информации — в следующих статьях цикла.

Прошу уважающих труд автора подписаться на анонсы статей в окне, расположенном в конце каждой статьи или в окне вверху страницы!

Уважаемые читатели, вопросы и замечания пишите в комментариях внизу страницы.

Как сделать сортировку данных в Эксель

Сортировка в Эксель – это встроенная функция, с помощью которой пользователь сможет расположить данные в столбцах на листе в удобном порядке для их последующего анализа.

Вы сможете отсортировать информацию в алфавитном порядке, по возрастанию или убыванию значений, по дате или по значкам, по цвету текста или ячейки. Именно об этом и пойдет речь в данной статье.

Чисел

Здесь все достаточно просто. Для примера возьмем следующую таблицу. Сделаем в ней сортировку данных по столбцу С . Для этого выделяем его и на вкладке «Главная» кликаем на кнопочку «Сортировка и фильтр» . В следующем меню выберите или «… от минимального к максимальному» , или «… от максимального к минимальному» . Выберем второй вариант.

Сортировка в Excel

Теперь у нас данные в С размещены в порядке убывания.

У меня столбец С расположен между двумя другими, которые заполнены данными. В этом случае, Excel считает, что выделенный столбец – это часть таблицы (и считает правильно). В результате появилось следующее сообщение. Поскольку мне нужно сделать сортировку конкретно для Класса, выделяю маркером пункт «… в пределах указанного выделения» и нажимаю «Сортировка» .

По алфавиту

Она делается по тому же принципу, как было описано выше. Выделяем нужный диапазон, и нажимаем кнопочку «Сортировка и фильтр» . В выпадающем меню пункты изменились. Выберите или от «А до Я» , или от «Я до А» .

Список имен в примере отсортирован по алфавиту.

По дате

Чтобы отсортировать даты в Эксель, сначала обратите внимание, какой формат установлен для тех ячеек, в которых они записаны. Выделите их и на вкладке «Главная» посмотрите на группу «Число» . Лучше всего подойдет или формат «Дата» , краткий или длинный, или «(все форматы)» – дата может быть записана различными способами: ДД.ММ.ГГГГ, ДД.МММ, МММ.ГГ.

Этот момент очень важен, так как в противном случае, даты могут быть отсортированы просто по возрастанию первых двух чисел, или по месяцам в алфавитном порядке.

После этого выделяем нужный диапазон ячеек и жмем на кнопочку «Сортировка и фильтр» . В меню можно выбрать или «от старых к новым» , или «от новых к старым» .

По цвету ячейки или текста

Этот способ можно использовать, когда в таблице Excel текст в ячейках или сами ячейки закрашены в различный цвет. Для примера возьмем столбец из чисел, закрашенных разными цветами. Отсортируем его, чтобы сначала шли числа, закрашенные в красный, затем зеленый и черный цвет.

Выделяем весь диапазон, кликаем на кнопочку «Сортировка и фильтр» и выбираем из меню «Настраиваемая…» .

В следующем окне, уберите галочку с поля «Мои данные содержат заголовки» , если Вы выделили их без верхней строки, которая является шапкой таблицы. Затем выбираем столбец, по которому будем сортировать, в примере это «I» . В разделе «Сортировка» из выпадающего списка выбираем «Цвет шрифта» . В разделе порядок выбираем «красный цвет» – «Сверху» . Это мы отсортировали числа красного цвета.

Теперь нужно, чтобы в столбце шли числа зеленого цвета. Нажмите на кнопочку «Добавить уровень» . Все настройки те же, только выберите «зеленый цвет» . Нажмите «ОК» .

Наш столбец отсортирован следующим образом.

Как видите, числа идут не по порядку. Давайте отсортируем числа в порядке возрастания. Выделяем столбец, нажимаем «Сортировка и фильтр» – «Настраиваемая …» . В открывшемся окне нажмите на кнопку «Добавить уровень» . Столбец остается «I» , в следующем поле выбираем по «Значению» , порядок «По возрастанию» . Нажмите «ОК» .

Теперь наш столбец отсортирован и по цвету текста и в порядке возрастания данных.

Аналогичным образом сортируются данные и по цвету ячейки, только в разделе «Сортировка» выбирайте из списка «Цвет ячейки» .

Таблицы

Если у Вас есть таблица, в которой нужно выполнить сортировку сразу по нескольким столбцам, делаем следующее. Выделяем весь диапазон ячеек таблицы вместе с шапкой. Кликаем по кнопочке «Сортировка и фильтр» и выбираем «Настраиваемая …» .

Давайте отсортируем класс в порядке возрастания, и таким же образом средний бал.

В окне сортировки ставим галочку в поле «Мои данные содержат заголовки» . В разделе «Столбец» выбираем из списка «Класс» , сортировка по «Значению» , а порядок «По возрастанию» .

Чтобы сделать все тоже самое по среднему балу, нажмите на кнопочку «Добавить уровень» . В разделе «Столбец» выбираем «Средн.бал» . Нажмите «ОК» .

Данные в таблице отсортированы.

Теперь в столбце «Имя» закрасим ячейки с мальчиками в синий цвет, ячейки с девочками в розовый. Чтобы не делать это для каждой ячейки в отдельности, прочтите статью, как выделить ячейки в Excel – в ней написано, как выделить несмежные ячейки.

Выполним сортировку этого столбца по цвету ячейки: сначала будут девочки, потом мальчики. Снова выделяем всю таблицу, жмем «Сортировка» – «Настраиваемая …» .

В открывшемся окне уже есть два уровня, которые мы сделали раньше. Эти уровни имеют приоритет – у первого самый большой, у второго меньше и так далее. То есть, если мы хотим, чтобы сначала выполнилась сортировка данных в таблице девочки/мальчики, затем по классу, а затем по среднему балу – нужно в таком порядке и расставить уровни.

Нажимаем на кнопку «Добавить уровень» . В разделе «Столбец» выбираем «Имя» , сортировка – «Цвет ячейки» , порядок – «розовый» , «Сверху» .

Теперь с помощью стрелочек перемещаем данную строку наверх списка. Нажмите «ОК» .

Таблица с отсортированными данными выглядит следующим образом.

Если Вы работаете с большими таблицами, можете также прочесть статьи по темам: как закрепить шапку в таблице Excel – чтобы при прокрутке она всегда отображалась вверху, и как сделать фильтрацию данных в Эксель – это позволит просматривать данные в таблице с конкретными параметрами.

Теперь Вы знаете, как сделать сортировку данных в Эксель для таблицы, по алфавиту, по дате, по возрастанию, по цвету ячейки или текста.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector